Companies House, la Camera di Commercio Britannica per le societa` commerciali, ente governativo Britannico costituito nel 1844, fornisce un servizio di costituzione on-line di societa`Limited (nella forma piu` semplice e senza complicazioni che richiedano la formazione cartacea con assistenza di professionisti specializzati) chiamato “Web Incorporation Service“. E` quindi possibile costituirsi la propria Limited, direttamente, al prezzo di GBP 15 (circa Euro 20 a tassi correnti).

La costituzione della nuova Limited, e`quasi instantanea. Nel solo anno che va dal 01.04.2013 al 31.03.2014 sono state costituite 522.971 nuove Limited digitali, rispetto ad un totale di 533.032 di nuove Limited costituite nello stesso periodo.

Le societa` Limited sono l` equivalente Britannico delle nostre Societa` a Responsabilita` Limitata (SRL). Hanno personalita` giuridica separata da quella degli amministratori e degli azionisti e rispondono direttamente per le proprie obbligazioni. Sono societa` commerciali inglesi in piena regola che operano con un minimo di formalita`, anche con un solo amministratore ed unico socio, senza un capitale minimo da versare preventivamente.

Prima di procedere alla formazione, e` necessario prepararsi le seguenti informazioni, per evitare inceppi o ritardi:

a) – Quale sara` ragione sociale (“Company name”) della Vostra Limited, Italiana, inglese o come preferite e l` indirizzo della sede legale (Registered office) della Vostra Limited, che pero`dovra` essere un indirizzo reale ed effettivo (e non una P.O.Box) in Inghilterra o Galles.

Chiaramente, non sara` possible utilizzare una ragione sociale troppo simile o identica a quella di un altra Limited gia` esistente. Potrete verificare che la ragione sociale da Voi prescelta sia disponibile, e non altrimenti utilizzata, usando il WebCHeck service di Companies House.

b) – Chi sara` amministratore (Director) / amministratori (Directors) e se volete, il segretario (Secretary) (che ora e`un organo opzionale e non piu obbligatorio) della Vostra Limited. E` necessario che la Vostra Limited abbia almeno un amministratore persona fisica, che abbia piu` di 16 anni di eta`.

Per ciascun amministratore si dovra`fornire:

·  Nome e cognome (chiarmente potra` essere un cittadino italiano, oppure inglese etc.)

·  Indirizzo di residenza abituale (Director`s residential address), che potra` essere in Italia, o altove

·  Indirizzo per le notifiche formali (Director`s service address) che potra` essere lo stesso della sede legale

·  Stato di residenza (potra` essere Italia o altro paese dell` Unione Europea)

·  Nazionalita`(potra` essere Italiana o di altri paesi UE), occupazione / professione, data di nascita e altri nomi / ditte utilizzate, per l` attivita` d` impresa negli ultimi 20 anni

·  Informazioni confidenziali (di solito sono note solo alla persona che si andra` a nominare) e che denotano il consenso ad accettare la carica di amministratore della costituenda societa`(Consent to act), in pratica le prime tre lettere / cifre, di tre (a scelta) delle seguenti ulteriori informazioni personali:

1.    Citta` di nascita

2.    Ultime tre cifre del numero di telefono

3.    Ultime tre cifre del numero di assicurazioni sociali Britannico (National Insurance Number)

4.    Ultime tre cifre del numero del passaporto

5.    Cognome da nubile della madre

6.    Colore degli occhi

7.    Nome del padre

Tre delle suddette informazioni saranno necessarie per procedere alla nomina dell` amministratore persona fisica obbligatoria. E` possible chiedere che l` indirizzo degli amministratori fornito, non sia pubblicato e sia tenuto confidenziale e riservato presso il registro delle societa` (Exemption from disclosing residential address).

Nel caso la Vostra Limited dovesse anche avere altri amministratori, che siano a loro volta delle societa`, per ciascuno di questi amministratori societari sara` necessario fornire la ragione sociale, l` indirizzo della sede legale, la natura della societa` che dovesse operare come amministratore, il luogo in cui e` stata registrata ed il numero di registrazione.

c) Quanto e come sara` il Capitale azionario (Share capital) e informazioni sui Vostri azionisti (Shareholders).

Per ciascuno degli azionisiti fondatori (chiamati Subscribers) sara` necessario fornire il nome e l` indirizzo, il numero delle azioni (Shares) sottoscritte / da sottoscrivere, se esistono, le varie classi di azioni e l` ammontare versato per ciascuna azione, e da ultimo il valore nominale di ciascuna azione (che potra` essere espresso in GBP, Euro o altra valuta).

d) carta di credito per pagare i diritti di costituzione della Vostra Limited, e cioe` Sterline Inglesi (GBP) 15.

Per accedere al servizio e` necessario partire dal portale della Camera di Commercio Britannica per le societa`, chiamata Companies House. E` necessaria una buona conoscenza della Lingua Inglese, o la presenza di un traduttore / interprete, che consenta di capire e articolare la procedura di formazione elettronica della Limited, senza eccessivi intervalli / ritardi.

La procedura di costituzione della nuova Limited si articola in undici passi, rappresentati da altrettante schermate, facilmente comprensibili e con tutte le necessarie spiegazioni sul margine destro, che debbono essere riempite correttamente.

E possible in qualsiasi momento interrompere la procedura di formazione elettronica. Al Vostro ritorno alla schermata di formazione, Vi si chiedera` se intendete continuare da dove avete lasciato, oppure se desiderate iniziare la procedura di costituzione di nuovo.

IMPORTANTE: Abusi nella costituzione o nell` uso di societa` Limited sono sanzionati, anche penalmente.

Nonostante la facilita` e rapidita` di costituzione, le Limited, come tutte le altre societa`commerciali inglesi debbono:

  • depositare annualmente un estratto aggiornato dei principali dati ed organi sociali (Annual Return),
  • depositare annualmente un bilancio ed altra documentazione contabile ai termini di legge (Annual Accounts),
  • tenere i libri sociali obbligatori e tutta l` altra documentazione richiesta per legge, aggiornati, presso la sede sociale (Company`s Books and Statutory Records),
  • dichiarare annualmente i redditi e plusvalenze conseguite (Corporation Tax Returns), e pagare le relative imposte.

In caso d` inadempimento, si rischiano multe e la Limited rischia d` essere cancellata d` ufficio (Striking off) dall`albo delle societa`inglesi (Companies House) cessando cosi` di esistere, a tutti gli effetti.

Inoltre in caso di gravi inadempimenti o abusi gli amministratori (Directors) e altre persone che, di fatto, abbiano gestito e/o controllato la Limited, rischiano di essere dichiarati personalmente responsabili, e di subirne le conseguenze.

E` possibile leggere le modalita` pratiche della gestione di una societa` Limited e quali sono i principali adempimenti formali a: www.gov.uk/running-a-limited-company

PROCEDURA DI COSTITUZIONE ON-LINE DELLA VOSTRA NUOVA “LIMITED“.

1) Accedete al sito di Companies House (www.companieshouse.gov.uk) noterete una riga di titoli / etichette  in alto sulla schermata, cliccare sulla quarta etichetta, partendo da destra intitolata “Start a new company” (Costituisci una nuova societa`).

2) Si apre una nuova schermata, intitolata costituire una nuova societa` ( “Starting a new company ) che vi elenca i tre modi in cui e` possibile costituire una societa` in Inghilterra e Galles. Cioe`:

i) Companies House Web Incorporation – Costituzione digitale di Companies House

ii) Using a formation agent – Costituzione con l` assistenza di un professionista specializzato, oppure

iii) On paper forms sent directly to Companies House – Con l` invio dei documenti costitutivi direttamente a Companies House

Cliccare sulla scritta in blu al No. 1 della schermata “Companies House Web Incorporation” (Procedete alla costituzione digitale con Companies House – la Camera di Commercio Britannica per le societa` commerciali).

3) Si apre una nuova schermata direttamente sul sito di Companies House intitolato “Web Incorporation Service” (Servizio di costituzione on-line). Questa e` la schermata iniziale di costituzione, se non siete gia` registrati presso il Companies House, dovrete fornire i Vostri dati identificativi, tra cui, fondamentale, il Vostro indirizzo di posta elettronica, al quale verranno inviate tutti i certificati della formazione della Vostra Limited, le ricevute per le somme versate, ed in futuro, eventuali notifiche, nel caso di variazioni.

Si deve riempire il quadro intitolato “Sign in or register to incorporate a new company” (Attiva o registrati per constitutive una nuova societa`). Vi verra` richiesta una parola d`ordine (Password) che Vi consentira` in futuro di gestire la Vostra Limited, on-line, con riservatezza e sicurezza.

Una volta inseriti correttamente tutti i dati richiesti, cliccate su “Next” (Successivo), in fondo alla schermata, a destra, per procedere.

4) Si apre una nuova schermata (intitolata “ Company Name & Address), che Vi chiede la ragione sociale della Vostra nuova Limited (che potra` essere italiana, inglese o come preferite) la regione autonoma del Regno Unito / giurisdizione in cui dovra` operare (Inghilterra e Galles oppure il Nord Irlanda oppure la Scozia oppure solo Galles), e l`indirizzo completo della sede legale (Registered Office).

Se avevate gia` iniziato a costituire la V/s Limited si aprira`prima una schermata che Vi chiede se volete continuare, in questo caso cliccate sul primo tassello e poi su “Submit” per arrivare alla schermata descritta piu` sopra.

Completare il tutto fornendo i dati necessari e poi cliccare su “Next”, per passare alla schermata successiva.

5) Si apre la schermata successiva, intitolata “Officers” (Organi della societa`) che Vi chiede i dati del futuro amministratore (Director) persona fisica della Vostra Limited, e per verificare la genuinita` del consenso ad accettare i diritti ma anche le responsabilita` della carica (Consent to Act ), chiede le prime tre lettere delle informazioni riservate.

Dopo aver completato correttamente ed interamente questo quadro (o almeno le parti marcate con un asterisco, che sono obbligatorie) cliccate “Submit” (Invia) in fondo a destra per procedere.

Si aprira` una nuova finestra che Vi chiede se volete aggiungere altri amministratori persone fisiche, oppure un segretario (Secretary) oppure una partnership o un altra societa` a loro volta come amministratori della Vostra Limited. Una volta completato anche questo quadro, cliccate “Next”.

6) Una nuova finestra Vi chiede informazioni sul capitale azionario (Share Capital) della Vostra nuova Limited.

Qui si tratta di inserire il tipo di azioni, la valuta in cui sara` espresso il valore nominale delle azioni della Vostra Limited, ed informazioni sulle classi di azioni da emettere e ammontare del capitale sottoscritto e versato.

Se avete scelto di emettere solo azioni ordinarie (Ordinary shares), cliccate sul riquadro ”Select” accanto alla finestra “Class of shares” e poi cliccare su “Ordinary”, piu` in basso comparira` in un altro riquadro la dizione suggerita dallo stesso sito e cioe`: “Each share has full rights in the company with respect to voting, dividends and distributions” (ciascuna azione avra`pieni diritti nella societa` con riferimento alle votazioni, dividendi e distribuzioni ai soci).

Una volta riempita la schermata con tutte le informazioni richieste cliccare su “Submit ” (Invio). Si apre una nuova schermata che conferma i dati da Voi inseriti e Vi consente di effettuare eventuali modifiche e/o correzioni. Per passare oltre cliccare “Next” (Appresso) in fondo a destra.

7) Si apre una nuova schermata che Vi chiede i dati personali dei soci fondatori (Subscribers details). Anche qui vanno riempiti tutti i riquadri, o come minimo quelli marcati con asterisco. Ancora una volta si richiede una dichiarazione di conferma “Authentication – Personal information”, che deve essere riempita dalla persona fisica del socio / soci, con le prime tre lettere delle tre informazioni confidenziali a scelta, come indicato piu` sopra per gli amministratori . Cliccare il riquadro che le informazioni fornite risultano dall` atto costitutivo.

Quando avete finito cliccare su “Submit ” (Appresso). Si aprira` una nuova schermata che Vi consente di certificate e se necessario correggere i dati inseriti, e aggiungere altri soci fondatori alla Vostra Limited.

Quando avete finito, e siete certi che tutti i dati da Voi inseriti sono completi esatti e corretti, passate alla schermata successiva, “Next”.

8) Si apre una nuova finestra, “Statement of Compliance” (Dichiarazione di Conformita`) che Vi chiede se i dati sono stati forniti da un professionista per conto dei i soci fondatori – clienti (Agent on behalf of all the subscribers), oppure direttamente dai soci fondatori della Vostra Limited, che sottoscrivono l` Atto Costitutivo della Vostra Limited (All of the subscribers named in the application).

Rispondete cliccando il cerchietto “All of the subscribers named in the application” passate appresso (Next).

Si apre una nuova schermata con cui Vi si chiede la conferma di aver rispettate le norme della Legge inglese sulle Societa` del 2006 (Companies Act 2006) relative alla costituzione della Vostra Limited (I/We confirm that the requirements of the Companies Act 2006 as to registration have been complied with), e che avete letto ed accettato l`Atto Costitutivo e lo Statuto (Memorandum of Association) della Vostra Limited.

Potrete visualizzare l` Atto Costitutivo che inizialmente si applichera` alla Vostra Limited cliccando su ”Memorandum of Association” in questa schermata, avrete anche l` opportunita` di stamparvelo.

Cliccate su ”Next” e passate appresso.

9) Si aprira` una schermata che riassume (Summary of information) i dati da Voi forniti, e Vi da` la possibilita`di fare eventuali correzioni.

Potrete anche visionare i documenti costitutivi della Vostra Limited, e cioe` l` Atto Costitutivo (cliccando la scritta sottolineata “View memorandum of association“) oppure lo Statuto (cliccando la dizione sottolineata “View model articles of association”), che potrete salvare sul Vostro computer o anche stampare. Si tratta di documenti standard disposti per legge, che pero` potrete modificare se necessario ed opportune, in futuro.

Dopo che Vi siete accertati che tutto e` in ordine e corretto, passate appresso (Next – in fondo a destra).

10) Si aprira ` la schermata che Vi consente il pagamento dei diritti di costituzione della Vostra Limited (GBP 15) con carta di credito, cliccate “credit / debit card / Pay Pal” e fate quanto richiesto.

Passate appresso.

11) Vi verra` fornita conferma della costituzione della Vostra Limited e ricevuta per e-mail della somma versata.

A questo punto la Vostra Limited sara` legalmente costituita ed operante nel Regno Unito, pronta per l` uso.

Buon lavoro!

Claudio Del Giudice

(Diritti d`Autore riservati – 22.10.2014)